Digitale Buchführung - Steuerberater - Dr. Dreist & Nicklaus in Krefeld

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Digitale Buchführung

Alte Welt: herkömmlichen Buchführung 
Hier werden die Belege noch im Unternehmen gesammelt, geordnet und zu einem bestimmten Termin (meist einmal im Monat oder quartalsweise) zum Steuerberater gebracht. Dort werden für die Belege vorkontiert, gebucht und die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) erstellt. Mit der Übergabe der Belege des nächsten Monats oder des nächsten Quartals werden die vom Steuerberater verarbeiteten Belege dem Unternehmer zurückgegeben und vom ihm archiviert.

Nachteile:
  • zeit- / kostenintensiv (Hin- und Herfahren der Belege)
  • kein Zugriff auf die Belege im Unternehmen (z.B. können Zahlungsläufe ins Stocken geraten, da die Belege nicht vor Ort sind)
  • Auswertungen (z.B. BWA) kommen meist erst sehr spät, weshalb diese für eine zeitnahe Steuerung des Unternehmens weitgehend ungeeignet.

Neue Welt: digitale Buchführung
Wie das funktioniert? Ganz einfach: Der Steuerberater bekommt die Belege des Unternehmens nicht erst nach dem Monatsende und nicht wie zuvor in Papierform, sondern zeitnah digital übermittelt. Die Belege werden idealerweise wöchentlich oder auch täglich gescannt und über eine sichere Datenleitung an ein Rechenzentrum übermittelt. Alternativ dazu funktioniert auch die Übermittlung per Fax an eine speziell für das Unternehmen eingerichtete Fax-Nummer. 

Die übermittelten Belege stehen dem Steuerberater (und dem Betrieb) sofort zur Bearbeitung und zur Ansicht zur Verfügung. Eine Buchung kann damit zeitnah - auf Wunsch des Mandanten sogar täglich - erfolgen. Der Unternehmer oder seine Mitarbeiter können gesuchte Belege aufgrund der automatisierten "Verschlagwortung" (Texterkennung) durch Nutzung einer Suchmaschine schneller auffinden. Große Aktenschränke für die Buchführungsunterlagen werden nicht mehr benötigt. Gleichzeitig können Kontoauszugsdaten eingelesen werden. Auswertungen (z.B. BWA, OP-Listen) können bei Bedarf wochenaktuell bzw. tagesaktuell erstellt werden.

Vorteile:
  • kein "körperlicher" Belegtransport zum Steuerberater mehr erforderlich
  • Belege bleiben beim Unternehmen
  • zeitnahe Auswertungen
  • schneller, sicherer Zugriff auf digitale Belege über das digitale Belegarchiv mittels Suchfunktion, während der Aufbewahrungsfrist selbst nach der "Einmottung" der Belege in einem Archiv  

Die Hürde des Scannens der Belege ist dabei schnell genommen. Daher wundert es auch nicht, dass bei uns immer mehr Mandanten die Vorteile der digitalen Buchführung für sich nutzen. Sprechen Sie uns doch einfach dazu an...
 
 
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